Het Bestuurscollege van het Openbaar Lichaam, St. Eustatius, Caribisch Nederland wenst op korte termijn in contact te komen met kandidaten die geïnteresseerd zijn in de volgende functie: 2 x 0.5 FTE Secretaresse/Secretaris Eiland Gedeputeerden

De secretaresse/secretaris van de gedeputeerden is het aanspreekpunt voor het kantoor van de eiland gedeputeerden (Island Commissioners). Als secretaris/secretaresse heeft u contact met interne en externe instanties of personen via email, in persoon en via de telefoon. U beantwoordt waar mogelijk vragen over specifieke onderwerpen en verwijst door naar de relevante personen. U houdt de agenda van de gedeputeerden bij en verzorgt hun documenten voor vergaderingen. U stelt concept-documenten op en zorgt voor het beheer van dossiers. Interne (administratieve) procedures, voorschriften en werkafspraken vormen het kader van uw werk.

Als secretaresse/secretaris van de gedeputeerden, leg je verantwoording af aan de gedeputeerden voor wat betreft de secretariële ondersteuning, de kwaliteit van ondersteuning van uiteenlopende vergaderingen en besprekingen en het beheer van het archief, gericht op actuele projecten, commissies en werkgroepen.

Wat gaat u doen?

• U handelt binnenkomende correspondentie af, beoordeelt deze op urgentie, voegt naar eigen inzicht de voor de afhandeling benodigde documenten bij en bewaakt de voortgang;

• U behandelt inkomende telefoongesprekken en verbindt deze door;

• U stelt brieven op naar eigen inzicht en verzamelt en bewerkt (aanvullende) informatie;

• U houdt de agenda’s van de gedeputeerden bij en maakt afspraken, hierbij rekening houdend met planning en bereikbaarheid;

• U bereidt – in overleg – vergaderingen administratief-organisatorisch voor, verzamelt vergaderstukken en maakt notulen, werkt deze uit en zorgt voor de verspreiding ervan;
• U stelt in overleg met de voorzitter de agenda op;

• U bereidt vergaderingen logistiek voor en regelt vergaderruimten;

• U houdt de voorraad kantoorbenodigdheden bij en doet bestellingen;

• U ontvangt en begeleidt bezoekers en delegaties;

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding op het gebied van administratie;

• Meerjarige, recente werkervaring als secretaris/secretaresse.

• Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie, de aard van de onderlinge relaties en de onderlinge omgangsvormen.

• Goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands.

• Kwaliteitsdocumenten kunnen opstellen en goed kunnen werken met Microsoft 365.

Competenties

• Integer
• Klantgericht
• Confidentieel
• Onpartijdig

Arbeidsvoorwaarden

De functie is tijdelijk voor een proefperiode van een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. De functie is gewaardeerd in schaal 7, met een minimaal $2,307.64 tot maximaal $ 3,239.51 bruto per maand bij een 39,5-urige werkweek. Inschaling vindt plaats op basis van ervaring, kennis en opleiding. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang.

Het kunnen overleggen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en een medische keuring is vereist.
Een assessment en referentiecheck kunnen onderdeel zijn van het selectieproces.

Solliciteren: Wilt u solliciteren naar de functie van Secretaris/Secretaresse bij het Openbaar Lichaam St. Eustatius? We zien graag uw C.V. en motivatie tegemoet voor 21 april 2023.

Schriftelijke reacties graag richten aan onderstaande email:
Het Bestuurscollege van het Openbaar Lichaam St. Eustatius
T.a.v. Unit Manager Interne Dienstverlening
Mw. Francisca Gibbs
Email: personnel.affairs@statiagov.com
Meer informatie Voor inhoudelijke vragen over de functie kan contact worden opgenomen met mevrouw M. Schroen (Hoofd Bureau Bestuursondersteuning) (e) marion.schroen@statiagov.com (t) + (599) 318-2604
Voor meer informatie over de procedure of over de organisatie, graag contact opnemen met de afdeling Personeel en Organisatie via:
Tel: + (599) 318-2931/ Tel: + (599) 318-3234 (e): personnel.affairs@statiagov.com